「顧客管理」におすすめの無料CRMアプリとは？選ぶ際のポイントも紹介！

2021年7月6日2023年1月31日

CRM（Customer Relationship Management）システムはPCで利用することが基本でしたが、近年スマートフォンが普及してからはアプリ対応が可能になり、外出先でも顧客情報を確認することができるようになりました。

また、アプリ本体に営業活動の記録を残しておくことで、営業担当者同士でミスを補うこともできますし、社内で商談の進捗状況が分かるのでたとえ担当者が変わってしまっても、今までと変わらない対応が可能です。

このようにCRMアプリを利用することで、常に顧客に対してベストな提案をすることができるので顧客満足度が向上しますが、担当者の中には「どんなCRMシステムを使えばいいの？」「無料で使えるCRMシステムはあるの？」という疑問があるのではないでしょうか？

そこで当記事では、無料で使えるおすすめのCRMアプリとCRMを選ぶ際のポイントや導入手順を紹介・解説します。

モバイルCRMとは？

モバイルCRMとは、スマートフォン・タブレットなどのモバイル端末を使ったCRM/SFAのシステムのことで、『モバイルブラウザ版』と『モバイルアプリ版』に分類されます。

モバイルブラウザ版は、パソコンのブラウザを使えばほぼ全ての機能を利用することができる一方で、ネットワーク環境によっては「動作速度」に影響されてしまうデメリットがあります。

モバイルアプリ版は、アプリ本体にデータを残すことでネット環境がない状態でも機能を利用できる一方で、利用できる機能を制限されます。

モバイルCRMの最大のメリット上記で紹介したモバイルCRMは、どちらも片手サイズで利用できます。また外出が多い営業担当者の方は、外出先でCRMツールを利用できるので、外出先で瞬時に顧客情報を見ることができます。

アプリで顧客管理をするメリットとは？

ここからは、アプリで顧客管理をするメリットを紹介していきます。

日々の業務で顧客管理を担当している担当者は、「わざわざアプリを導入しなくてもいいんじゃない？」「アプリを導入するとどんな恩恵が受けられるの？」と疑問に感じると思います。

実際CRMアプリを導入するだけで、営業担当者の負担が軽減したり、顧客満足度を高めることができます。

以下よりその詳細を紹介するので、メリットをしっかりと熟知し、CRMアプリを最大限に生かしてほしいと思います。

メリット①外出先で簡単に顧客情報が見られる

CRMアプリで顧客管理をするメリットの1つ目としては、『外出先で簡単に顧客情報が見られる』ことが挙げられます。

顧客管理と言っても、「会社名」「過去の取引情報」「サービス」「価格」「受注量」「納期」他、たくさんの顧客情報の一覧をメモしたりExcelに記入したりして保管している方が多いと思います。

しかし、実際に営業活動を行っていると外出先にネット環境がなくファイルが開けなかったり、メモ紙を紛失してしまうというようなイレギュラーな事態に陥る可能性があります。

そんな時、CRMアプリならインターネット上に常に情報が保管されているので、スマートフォンやタブレットなどで簡単に顧客情報を確認できるというメリットがあります。

CRMアプリのPointひと昔前までは、顧客情報を記憶して対応していた方がほとんどだと思います。しかし現代は、片手で使えるスマートフォンやタブレットを持ち歩けばいつでも・どこでも顧客情報を確認し、対応後の報告までできます。

メリット②担当者が不在でも十分な顧客対応ができる

CRMアプリを使う2つ目のメリットとしては、『担当者が不在でも十分な顧客対応ができる』ということです。

これまでは、営業担当者が不在時に顧客が来店すると「不在の営業担当者がどんな対応をしていたかわからない」「十分な情報がない」ということから、顧客が満足いく接客やコミュニケーションができないことがほとんどでした。

場合によっては、営業担当者が対応できる日にまた来店してもらうというような二度手間が発生してしまい、顧客満足度を低下させてしまうこともありました。

しかし、CRMアプリで顧客情報を管理すれば営業担当者が不在でも、アプリで共有されている顧客情報を見れば、違う担当者でも情報にブレなく対応できるというメリットがあります。

さらに、営業担当者が不在の間に顧客が来店するという予定が分かっていれば、事前準備ができるので不意に顧客が訪れてもしっかり対応できるので顧客満足度が向上します。

また、不在の営業担当者が抱えていた問題や悩みの解決に繋がる手助けをして上げることもできます。

メリット③外出先から商談フェーズを社内に共有できる

これまでは、商談が終わったら会社に戻り「日報の作成」を行うことで商談フェーズが更新されていました。

この方法だと、「既に進んだ商談」や「破棄になった商談」などの最新情報の把握が難しく、他の営業担当者が既に担当している商談に間違えてアプローチしてしまうこともあり得ます。

しかし、CRMアプリで顧客管理をすることで商談フェーズを『リアルタイムで更新』することができ、外出先からスマートフォンやタブレットを使って簡単に商談の進捗状況を報告することができるというメリットがあります。

リアルタイムで進捗報告する必要性CRMアプリを通じて、リアルタイムで商談の進捗状況を報告できるので「連絡ミス」「調整ミス」などを営業担当者間で指摘・防止することができ、ミスを軽減できます。

メリット④顧客からの連絡に対するレスポンスが速くなる

顧客からのメールや連絡に対してのレスポンス速度は、顧客満足度に大きく影響してきます。

連絡しても電話に全く出ない、電話対応が曖昧過ぎて問題を解決できないとお店に対して不満に思う顧客がいるのは当たり前のことです。

そこでCRMアプリを利用することで、メール・電話・SNSなどあらゆるチャンネルを通じた連絡を一元管理し、スマートフォンやタブレットで顧客情報を確認しながら返答ができるというメリットがあります。

これにより顧客からの連絡にいち早く対応し、担当者が不在でも共有された情報を元に対応ができるので、顧客満足度が必然的に向上します。

CRMを選ぶ際のポイントは？

前述でCRMアプリを利用するメリットを紹介しましたが、メリットを過信しすぎてやみくもにCRMアプリを選ぶと、自社のニーズに適合していなかったり、機能が少ないまたは多すぎて扱いづらいということがあります。

自社に合わないCRMシステムを利用してしまうと、システムが定着せず導入コストと社員の工数が無駄になってしまいます。

そこでここでは、CRMを選ぶ際の重要なポイントを紹介するので、自社に合ったCRMを選んで定着させてほしいと思います。

ポイント①アプリ対応しているか

CRMを選ぶ際のポイントの1つ目としては、『アプリ対応しているか』です。

CRMは顧客情報などを管理して、社内全体にその情報を共有しますが、いつでも・どこでも顧客情報を確認できることが望ましいです。

そこでCRMシステムの導入を考えている企業や担当者は、そのCRMシステムはアプリに対応しているのかを確認することがポイントです。

もしかしたら外出中の営業担当者に、担当外の顧客のもとへ足を運んでもらうことがあるかもしれません。

従来ならば、一度帰社して顧客の情報を確認してから顧客のもとに向かいますが、アプリ対応のCRMシステムなら情報確認のための帰社が必要なく、その場で顧客情報を取得して直行することができます。

ポイント②連携ツールの幅広さ

CRMシステムは全ての業務を管理できるツールではありません。

これまでに蓄積された顧客情報や資料を活かすためには、連携ツールを活用する必要があります。

例えば、店舗を持っている方なら購買履歴を『POSシステム(販売時点情報管理)』で管理しているはずです。このようにCRMシステムだけを利用しているという企業やお店は少ないはずです。

もし上記のような場合は、購買履歴も顧客情報データとして管理することが重要になるので、POSシステムとCRMシステムを連携できるCRMシステムを選定するべきです。

ポイント③『クラウド型』か『オンプレミス型』か

CRMシステムを選ぶ際のポイントとなる3つ目が『クラウド型』か『オンプレミス型』どちらを選ぶかです。

クラウド型とは、インターネット上にあるサーバーを利用してソフトウェアを利用する形態のことです。

利用者はインターネット環境があればいつでも・どこでもCRMシステムを利用することができます。次に紹介するオンプレミス型と比較して「サーバーの設備」「保守」が必要ないため、無料もしくは低コストで利用できます。

次に、オンプレミス型は、自社で用意したサーバーへソフトウェアをダウンロードして利用する形態です。

自社で用意したサーバーを利用することから、クラウド型と比較して社外へ情報が漏れる可能性が低く、既存システムとの統合がしやすく自由度が高いことが魅力です。

以上がクラウド型とオンプレミス型の詳細になりますが、初めてCRMシステムを利用するという方は、「クラウド型」を利用して低コストで使い方や使い勝手を試してみるといいかもしれません。

本格的に顧客情報を管理したいのであれば、「オンプレミス型」を利用するなど用途によって使い分けるのがいいかもしれません。

CRMアプリを利用する方ならCRMアプリを利用するなら、『クラウド型』が最適です。クラウド型のCRMなら難しい設定がなく、モバイル専用画面が用意されている場合が多いので、導入後すぐに使えます。

ポイント④誰でも簡単に操作できるか

CRMアプリを選ぶ際の4つ目のポイントとしては、『誰でも簡単に操作できるか』です。

CRMアプリを選ぶ際には、「機能の数」「連携できるツールが多い」ことが重要になりますが、『操作性』も重要視しないといけません。

多機能な程たくさんの情報を管理できるというメリットがありますが、ツールを扱うことに慣れていない担当者の場合は、ツールに慣れるまでの工数がかかってしまいます。

「このCRMツールいいな！」と思っても、「これ社員の方の工数取られないかな？」と一度操作性について考えてから契約することをおすすめします。

操作性が複雑なツールを使う場合どうしても自社で操作性が複雑なCRMツールを利用しないといけないという場合は、『CRMツールのマニュアル』等を作成して、使い方を分かりやすく説明しましょう。

CRMシステムを導入する手順は？

ここでは、CRMシステムを導入する手順を紹介していきます。

CRMシステムの導入時は、手順を踏まないと導入してから様々な問題が発生しやすくなります。

以下より詳しいステップを紹介するので、導入時の参考になれば幸いです。

Step1.CRMを利用する『目的』と『必要な機能』を決める

CRMシステムを導入する前に必ず行ってほしいことが、CRMを利用する『目的』と『必要な機能』を決めることです。

CRMを利用する目的が明確でないと、「なんでこのツール使ってるんだろう？」「ツール使い続けてるけど効果があんまり分からない」というような疑問が生まれてきてしまい、次第に全員がCRMシステムの利用を辞めてしまいます。

また、自社が必要な機能を決めておくことも重要で、よく使う機能を理解していないと「使っても、使わなくてもいい機能」ばかりが増えてしまい、情報の質にばらつきが出てしまい社内の利用者が混乱してしまいます。

そこで、使う機能を明確にしておくことで、使いたい機能だけを集約したツールを選ぶことができます。

Step2.CRMを利用する人数を把握する

次に、導入予定のCRMシステムを利用する人数を把握します。

CRMシステムによっては「無料で利用できるけど、ユーザー数は5人まで！」というように利用者数に制限が掛けられているサービスがほとんどです。

そこで、予め導入予定のCRMを利用する人を決めておくことで「無料CRMツールを取り入れるのか」「有料版のツールを取り入れるのか」が決まります。

利用する人数を決めるもう1つの理由CRMシステムを大企業が利用する際は、最初は少人数で実験的に利用するのが最適です。大勢のユーザーが一斉に利用すると「ツール自体の不具合」などが見つかり、思うように進まないからです。

Step3.CRMシステムを選定する

次は、いよいよCRMシステムの選定に入ります。

Step.1でも触れましたが、CRMシステムを利用する目的と必要な機能があるツールをチェックしましょう。

また、無料版のCRMシステムは「登録ユーザー数」「データ登録件数」に上限がある場合がほとんどです。

利用するユーザー数が多くて、多くの顧客データを管理したい場合は有償版を選びましょう。

Step4.CRMシステムの運用テストを行う

CRMシステムの選定が終了したら、少人数でCRMシステムの運用テストを行いましょう。

この段階では、予行練習として実際の業務をシナリオ化して、1週間程度運用し続けましょう。

この運用テストで、気になった機能・分からない事・使いにくい機能などを洗い出し、『サポートセンターに問い合わせする』『機能の使い方をチームで共有する』などして解決していきます。

もし可能なら、テスト運用の段階で「CRMシステムのマニュアル」や「Q&A」などを作成することで、導入後全社員がスムーズに利用できる態勢が整います。

Step5.本格的に導入する

テスト運用で、問題点の解決・CRMシステムの使い方を熟知したら、いよいよ本格的に導入します。

導入した際には、「CRMシステムのマニュアル」を利用者に渡し内容・使い方等を把握してもらいます。

ここまでできたら、あとは通常の業務でCRMシステムを積極的に利用してもらいましょう。

Step6.サポート体制を作る

大企業など大きな組織でCRMシステムを導入する際に重要なことは『サポート』です。

CRMシステムについてのマニュアルを作成して配布したとしても、マニュアルを全く読まない人がいることを想定しなくてはいけません。

そこでサポート体制を作り、CRMシステムを熟知した人が直接使い方を教えに行くなど根気強く丁寧に対応することがCRMシステムが社内に定着するまで必要になります。

無料で使えるおすすめのCRMアプリ5選

ここまで「CRMシステムを選ぶ際のポイント」や「導入手順」を紹介してきましたが、ここからは無料で使えるおすすめのCRMアプリ5選を紹介していきたいと思います。

CRMシステムの利用を考えている方の中には、「CRMシステムがどんなものか試してみたい！」「コストをかけずにCRMシステムを利用したい！」という方が多いと思います。

そこで以下より、無料で利用できるCRMアプリを紹介するので、導入時の参考になればと思います。

今回はアプリ版のご紹介ですので、そのほかの無料ツールを知りたい方はこちらの記事もあわせてご覧ください。

スマレジ

オススメ評価

★★★★

ポイント			機能

・今すぐ無料で利用できる・充実の売上分析・高度な在庫管理・アフターサービス			・会計、レジ機能・オーダー機能・拡張機能・システム連携・サポート機能・分析・管理業務

料金プラン

・スタンダード（1店舗のみ）：0円/月・プレミアム（1店舗につき）：4,400(税込) /月・プレミアムプラス（1店舗につき）：7,700(税込) /月・フードビジネス（1店舗につき）：11,000(税込) /月・リテールビジネス（1店舗につき）：13,200(税込) /月

スマレジは、スマートフォンやタブレットといった身近なデバイスをハードウェアとして活用できるクラウドPOSシステムです。

従来のPOSシステムは、便利な反面大型で高価なレジスターを購入しないといけないというデメリットがあり、個人経営のお店では導入が難しかった経緯があります。

しかし、スマレジを使うことでお手持ちのスマートフォンやタブレットなどの端末にソフトをダウンロードするだけで『キャッシュレス決済』『券売機/セルフレジ』として活用できるようになりました。

このようなレジ機能に限り、1店舗のみ永久に無料で使用できます。

個人経営していて、1店舗のみの営業をしている場合は、このスマレジのアプリを使用するだけで売り上げ管理を無料で行うことができます。

スマレジ公式サイトはこちらから

Zoho CRM

オススメ評価

★★★

ポイント			機能

・あらゆる企業のニーズに柔軟に対応・豊富な導入サポート・オーダーメイドCRMの構築・適応性、柔軟性に優れている・多数のアプリケーションを提供・世界各国の企業に対応			・顧客管理・SFA（セールスオートメーション）・MA（マーケティングオートメーション）・分析レポート

料金プラン

・無料期間：15日間・スタンダード：1ユーザー1,440円/月・プロフェッショナル：1ユーザー2,400円/月・エンタープライズ：1ユーザー4,200/月・アルティメット：1ユーザー5,400/月

Zoho CRMは、CRMに加えて『SFA（営業支援システム）』も充実しているアプリで、売り上げ予測・ドキュメント管理・ワークフロー作成といったSFAの機能も利用できます。

モバイルアプリに対応していることはもちろん、「Zia（ジア）」と呼ばれるAIを活用した営業活動の支援も行っています。

また、SNSから見込み顧客を分析することもでき、自動で自社製品やサービスに興味がありそうなユーザー顧客を割り出すことも可能です。

CRMに加えてSFAとしての機能も優秀なZoho CRMは、ユーザー3人までなら「無料で制限なし」で利用できます。顧客管理アプリも無料で利用できるので安心してください。

Zoho CRM公式サイトはこちらから

Knowledge Suite

オススメ評価

★★★

ポイント			機能

・複数の機能が最初から使えるオールインワンサービス・ユーザー数無制限・PC、スマートフォン、携帯電話、タブレット端末で使える			・名刺管理・営業支援・テレワーク

料金プラン

・グループウエア：6,000円/月(税別) ・SFAスタンダード：50,000円/月(税別) ・SFAプロフェッショナル：80,000円/月(税別)

Knowledge Suite（ナレッジスイート）は、営業マンが行った顧客管理・問い合わせ対応・外部関連業務・社内の連携などを効率化し、いつでも・どこでも使用できるアプリです。

Knowledge Suite（ナレッジスイート）を利用することで、「スケジュール→商談→報告」の順に選択していくだけで日報の作成が完了します。

また、企業ごとに商談の進捗状況を知ることができるので、営業担当者に向けて的確な指示を出すことを可能にしています。

Knowledge Suite（ナレッジスイート）のアプリは無料でダウンロードできますが、機能の利用に関しては有料なので注意が必要です。

ただ、無料トライアルでサービスを提供しているのでまずはお試しで利用してから本格的に導入することをおすすめします。

Knowledge Suite公式サイトはこちらから

Eight

オススメ評価

★★★★

ポイント			機能

・オンラインで名刺交換できる・名刺情報が見られる			・オンライン名刺交換・すぐに名刺情報にアクセス・近況情報の通知

料金プラン

・Eightプレミアム：月額480円または年額4,800円

Eightは、100万人以上がダウンロードしている『オンライン名刺管理アプリ』です。

スマートフォンで名刺を撮影するだけで、名刺データを管理することができ、社内で名刺情報の共有もできます。

相手も「Eight」を利用しているユーザーなら、役職の変更・異動などの最新情報が常に更新されます。

Eightはこのように多くの機能と使いやすいUIを無料で利用できることから、名刺管理アプリのシェアNo.1を獲得しています。

Eight公式サイトはこちらから

LiME

オススメ評価

★★★★

ポイント			機能

・顧客＆カルテ管理ができる・カレンダーに予約情報が更新・売上データや、メニュー比率等がわかる			・サロン管理機能・ホットペッパー連携・顧客管理・カルテ管理・カルテ共有機能・予約管理

料金プラン

・無料プラン：0円/月(税別) ・カルテ管理プラン：1,020円/月(税別) ・ネット予約プラン：2,900円/月(税別)