CRMを導入すれば、顧客情報の一元管理や顧客データの分析に役立ちます。
インターネットの普及により多様化・細分化された現代の顧客ニーズを把握するためにメリットの大きなツールであると言えるでしょう。
多くの大企業でも導入され、働き方改革などに活用されており、2023年現在では様々なツールが開発されており、自社の目的に応じて有料のCRMサービスを利用することができます。
ただし、有料ではなく無料でCRMを使用したいとお考えの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
有料のツールには高性能で多様な機能が搭載されているものも多いですが、コストをかけたくない企業は無料のCRMを利用するのも選択肢の一つです。
そこで、当記事では無料で使用できるおすすめのCRMツールを紹介していくので、これからCRMを導入し「顧客管理」を検討されている方は参考にしてみてください。
無料で使えるおすすめツール4選！
では、早速ですが無料で利用できるCRMツールをご紹介します。コストをあまりかけたくない場合にはまず無料でツールを導入してみるのが良いでしょう。
とりあえず導入してみて、自社のサービスに合うものを有料で契約するというのも選択肢の1つです。無料で使えるおすすめのツールは次の通りです。どのサービスも厳選された豊富な機能が用意されているので、要チェックです。
以下では、それぞれについて詳しく紹介していきます。各サイトのリンクも記載していますので、気になる方はページ上に掲載されているお問い合わせフォームなどにアクセスしてみてください。
①Zoho CRM
Zoho CRMはSFA機能(営業支援システム)も搭載されたCRMです。全世界でも400万人を超えるユーザーに利用されている人気のコンテンツになっています。このツールの特徴は、顧客との信頼感を高める機能が充実していることでしょう。
例として、複数のメールの文面を読み取ってその中から優先順位をつけたり、電話をかける際にも1クリックで行うことができます。また、SalesSignals（セールスシグナルス）という機能を使用することによってリアルタイムでお客様とやりとりすることも可能です。
このように、顧客との関係性を高める上でメリットの大きなZoho CRMですが、無料プランで利用できるのはユーザーが3名までの場合に限られています。そのため、もしそれ以上の人数で利用したい場合には有料プランを活用するようにしましょう。
②HubSpot
HubSpotはアメリカのマーケティング会社であるHubSpot社によって開発された中小企業向けのCRMツールです。世界でも120か国以上で利用されており、約158,000社ほどに導入されています。
お客様ごとのメールやチャットのやりとりを自動で保存する機能が搭載されており、送信された受注や失注データの履歴も追跡可能です。また、商談に関するタスクのスケジュール管理も十分に行うことができるので、あらゆるビジネスに活用することができます。
ただし、英語による表記が多いことや、重複した顧客情報をまとめる性能がないといった注意点も存在しているため、あらかじめ押さえておきましょう。
③Sugar CRM
Sugar CRMはアメリカで開発されたオープンソースのCRM・SFAです。世界中で多くの方に使われているこちらのCRMには無料版と有料版が用意されています。営業管理や顧客関係管理、サポートサービス、マーケティング管理などの様々な機能が搭載されているのが特徴です。
カレンダー機能も搭載されており、表を使ってスケジューリングも行うことができます。無料版では契約管理などの一部の機能が利用できませんが、CRMの性能は有料のものと同様に利用することが可能です。
そのため、まずは無料版でサービスを利用した上でSFA機能などを充実させたい場合には有料版にアップグレードしても良いでしょう。ただし、無料版は日本語に対応していないため、利用開始する前に注意しておく必要があります。
④Ambassador Relations Tool
Ambassador Relations Toolは特にマーケティングの機能が充実しているシンプルなツールです。基本となる顧客管理機能は当然のこと、クーポンの発行やメール配信なども行うことができます。
魅力的なのは初期費用、月額料金も必要ないということでしょう。無料で充実したクラウド環境を使うことができ、無料版でも1万まで顧客情報を登録することができます。そのため、無料で利用したい方にとっては特にメリットが大きなツールです。
無料でマーケティングに優れたCRMを利用したい方は、Ambassador Relations Toolの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
また、当サイトでは無料と有料を含めたCRMツールのランキング記事も公開していますので、有料版も合わせてチェックしてい方はぜひご覧ください！
CRMの種類とは？
一言でCRMと言っても現在ではいろいろなCRMツールが開発されています。コストや性能もさまざまですので、ぞれぞれの業界の業務形態や予算などと照らし合わせてどれが最適なのかを判断することが大切になるでしょう。
一覧でリスト表示すると、CRMシステムには以下のものがあります。
以下では、これらのCRMの特徴を詳しく解説していきます。これからシステムの利用を始めようとされている場合にはその傾向や特徴を把握し、ツール選定の参考にしてください。
①クラウド型CRM
アプリそのものはインターネット上にあり、その機能をネットからログインして利用することができる仕組みのCRMのことをクラウド型CRMと呼びます。こちらのシステムでは、ユーザーがアカウント登録を行いWEB上の画面からアクセスすることでいつでも利用可能です。
その特徴としては次のようなものが挙げられるでしょう。
- アプリケーションを開発する必要がないため初期費用が安い
- 利用者の都合に合わせて使用したい時にいつでも利用できる
- スマートフォンでも利用できる
- データ処理などはサーバ上で行われるため、高速で作業することができる
- オンラインで手軽にデータベースを利用できるので、社内で情報を共有できる点で優れている
このように、様々な特徴を持っています。ただし、クラウド型のCRMは同様のサービスが関連する会社などにも提供されるため、独自性には欠けるというデメリットもあるので、あわせて理解しておきましょう。
②オンプレミス型CRM
ネット上のアプリを利用するタイプのクラウド型CRMとは異なり、社内のサーバにアプリケーションやソフトをダウンロードして使用するのがオンプレミス型のCRMです。
オンプレミス型CRMでは主に次のような特徴があります。
- 社内で情報を管理することができるため、セキュリティが充実している
- 各企業の規模や事業形態に応じて独自のカスタマイズを行うことができる
- ネット環境が整っていなくても利用することができる
こちらのCRMでは長期的に見ればコストが安くなるケースもありますが、導入時の初期費用は高額になることが多いです。
③オリジナル型CRM
クラウド型とオンプレミス型の他にも、オーダーメイドで自社の商品やサービスに合わせてCRMを開発してもらうオリジナル型もあります。こちらの種類では自社の事業に適したシステムを専門の会社に構築してもらうことが可能です。
ただし、オリジナルでCRMを開発してもらう場合には、仕様要件の確定やシステムの開発、実際に機能のチェックや修正など、それぞれの項目で費用が発生します。初期費用が高めになってしまう傾向にありますので、見積もりを作成してもらい予算と照らし合わせて導入するかどうかを検討しましょう。
現代でCRMが求められる理由とは？
上述したように様々な種類があるCRMですが、なぜ現代において注目されているのでしょうか。その理由としては、以下のことが考えられます。
以下で詳しく解説していきます。
①顧客の情報管理や分析が必要になっているから
近年ではインターネットが普及し、どのような人でも簡単に情報を入手できるようになりました。誰もが手軽に情報を検索・共有することができ、顧客一人一人のニーズもそれだけ細分化しているのです。
このようなことから、顧客が満足してくれるようなサービスを提供するにはより繊細な情報管理や分析を行なっていく必要があります。
具体的にはサービスを利用している顧客の年齢層や商品の購入履歴の分析などが重要になります。普段から取引している顧客が興味を持ってくれる商品や、好きな分野の新着サービスをより良いタイミングで提案できれば利用してもらえる可能性を高めることができるでしょう。
②顧客満足度を高め、リピーターを増やす必要があるから
情報化が進んだことにより、市場にも多くの商品やサービスが誕生しました。このような市場においては他のサービスとの差別化が困難であり、新規顧客獲得の難易度も高まります。新たな顧客や案件を得るためには、それだけ費用や時間をかけなければならなくなりました。
このような状況下において、既存の顧客を優良化し、リピーターを増やす重要性に注目されています。なぜなら、既存顧客の維持であれば新規顧客の獲得に対して5分の1ほどの費用で行えるからです。
CRMはフォロー体制を整え顧客満足度を高める効果もありますので、こうしたことも現代でシステムが必要とされる要因として考えられます。
③どのような社員が対応しても、同じサービスを提供しなければならないから
これまでの顧客情報管理では、社内の担当者がそれぞれで管理している場合も多かったです。同じ会社の社員であっても、詳細な顧客情報は各自の担当に委ねられている部分があり、属人化している状態でした。
しかし、こうした状態ではお客様に平等なサービスを行うことはできないでしょう。もしサービスに問題が発生して会社に電話をかけてきたとしても、担当者不在で対応できない事態になります。
このようなことが続けば顧客満足度も下がり、貴重な商談やセールスチャンスを逃すことにつながります。CRMは顧客情報を一元化できるため、社員同士が連携してこのような課題もクリアすることができるのです。顧客との良好な関係を築き続ける上でも非常に役立つシステムと言えるのでしょう。
CRMを導入すればできることとは？
ここまで、無料で利用できるCRMツールをご紹介してきました。では、実際にCRMを導入することでどのようなことが可能になるのでしょうか。具体的には、次のようなことが可能になります。
以下でそれぞれについて詳しく解説していきます。
①顧客情報を分かりやすく管理することができる
CRMを導入して行えるようになることとして、顧客情報の管理が挙げられます。CRMを活用すれば、多様な顧客情報を視覚化することが可能です。複雑かつ情報量の多い顧客情報を視覚的に捉えることで、より分かりやすく管理することや営業活動に活かせます。
また、既存の情報管理方法では顧客データを細分化する際にはカテゴリ別に分類しながら情報をまとめる必要がありました。しかし、CRMツールを活用することで情報を一元的に管理することが可能になります。
そのため、逐一情報をカテゴリ分けする手間が省け、自動化できるので作業の効率化に繋がります。このように、顧客情報の管理面においてCRMを導入することで多くのメリットがあることが分かります。
②顧客ニーズを分析し、適切な提案を行うことができる
上述したように顧客管理を徹底することによって、顧客のニーズを分析し適切なアプローチを行いやすくなることも魅力の一つです。顧客情報には顧客の氏名やメールアドレスなどはもちろんですが、過去に購入した製品やサービスを利用した時期などのデータも蓄積されています。
このようなデータを効果的に活用することで、よりベストなタイミングで提案を行うことが可能になるでしょう。例えば、これまで利用している商品と類似したものを提案したり、購買意欲の高い時期にアプローチすることも可能です。
このように、購買者の特徴を分析してマーケティングを行うことができる点も、CRMを導入するメリットと言えます。
③顧客満足度を高めることができる
このほかに、CRMは顧客満足度を高めることにもつながります。上述したように従来では顧客情報の管理はそれぞれの担当者に委ねられていました。そのため、顧客の担当者がいない場合などには対応することができず、顧客が不満を感じるケースも見られていたのです。
しかし、CRMを導入することによってこのような属人化した状態も解消することができます。対応も迅速に行えるため、結果的に顧客の満足度を高めることになるでしょう。また、CRMを活用すれば顧客一人一人に適したサービスを提供することも可能になります。
このように、CRMを通じて顧客データを管理することによって対応やサービスの充実度を高め、顧客満足度の向上につなげることができます。
CRM導入時の注意点とは？
CRMを導入することによって行えることは上記でも解説しましたが、利用するうえで注意しなければならないこともあります。
システムの定着までに時間が必要になることや、運営するためにも費用が必要になるなどのデメリットもあるため、事前にこれらのことも理解しておきましょう。
以下ではそんなCRM導入の注意点について詳しく解説していきます。
①成果が出るまでには一定期間が必要になる
CRMを導入してすぐさま結果につながるわけではありません。CRMは主に顧客満足度の向上や優良顧客を獲得する狙いがあります。こうしたことを実現するには、顧客の情報管理やデータ分析や入力などを行う必要があるため、ある程度の時間が必要になるのです。
このようなことも事前に理解しておき、すぐに結果が出なくても焦らないようにしましょう。ただし、社内でもある程度システムが浸透し、社員それぞれの生産性が高まってくることで今まで以上に売上や受注数の増加が期待できます。
そのため、会社内部で一定の効果が出るまでは、運営する側が社員に対してシステム利用を促していくようにリードする姿勢が大切です。
②社員がシステムに馴染めない場合がある
これから新しくCRMシステムを導入する際には、従来の顧客管理や営業管理との違いに困惑する社員もいるでしょう。ある程度システムの使い方や操作方法を理解してくればスムーズに運営できますが、最初のうちはなかなか上手くいかない可能性が高いでしょう。
このような事態に対処するためには、専門のチームを編成したりわかりやすくマニュアルを作成することが重要です。誰でも抵抗感なくツールを利用できるような体制を整えることで、スムーズな導入を行うことができるでしょう。
③初期費用以外にも、運営コストが必要になる
無料のツールを利用すれば費用は掛かりませんが、上述したような無料版ツールを利用する中で有料のものを使用したくなることもあるでしょう。当然、有料版の方が充実した性能を利用できますが、その場合には初期費用以外に運営コストも必要になります。
また、利用しているシステムにアップデートがあり、更新する場合には追加で料金が発生することもあるでしょう。スタートアップの企業などであれば、予算にも余裕がないはずです。もし、予算の都合上あまり費用をかけたくないとお考えである場合には、特にツールの価格をよく見ておきましょう。
上述したように他のシステムを比較してみた上で、予算に見合うサービスを利用することが大切です。キャンペーンなどのイベントが行われていることもあるため、システムを選択する際には確認しておくと良いでしょう。
CRMツールを導入する手順とは？
上記では無料で利用できるCRMツールについて解説しましたが、実際にはどのような手順でツールを導入すれば良いのでしょうか。全体的なプロセスを明確に把握しておけば、よりスムーズにツールを導入することができるでしょう。全体的な流れは以下のように進めていきます。
以下では、それぞれの導入手順をステップごとに詳しく解説していきます。
①利用目的と目的に応じた機能の明確化
導入する前に必ず行うべきことは、利用目的と目的達成のために必要な機能の明確化です。そもそも、この部分がずれてしまえばなぜシステムを利用しているのかということが分からなくなってしまいます。
利用者自身が「このCRMは何のために使っているのだろう」と疑問を持った状態で活用しても成果は期待できないでしょう。適切な目的や目標を設定するためには、お客様の情報を分析した上で自社の課題を洗い出すことが大事です。
事前に社内で会議や議論を重ね、適切な目的を設定するようにしましょう。
②ユーザー数の確認
続いて、ユーザー数の確認を行いましょう。クラウド型のCRMなどであれば、利用者の数×月額利用料金という計算になります。そのため、利用するユーザーの数を事前に把握しておけば、コストがいくらかかるのかについて目安をつけることが可能です。
また、無料で利用できるCRMシステムではユーザーの数が制限されていることもあります。あらかじめ人数を確認しておけば、導入をスムーズに進めることができるでしょう。
③CRMツールを選ぶ
人数まで把握できれば、いよいよ使用するツールを選定していきましょう。上述した利用目的や利用者の数と照らし合わせ、自社のサービスにマッチするシステムを選ぶことが大切です。
無料版と有料版のどちらを利用するのか決まらない場合には、まず無料版のツールだけを利用してみるのも選択肢の1つと言えます。
④システムの導入テスト
導入するCRMシステムを選定できれば、導入テストを行っていきましょう。いきなり全体で導入するのではなく、少人数で運用テストを行うことが大切です。この時、普段の業務内容を想定して一通りの運用を1週間程度行うのが良いでしょう。
そして、テストの中で分からないポイントや改善すべき機能、予想される問題点などを洗い出しておき、業者に聞いておくことをおすすめします。また、利用者が使いやすいようにマニュアルも作成しておくとスムーズに導入を進められるはずです。
⑤本格的にシステムを導入
運用テストも終われば本格的にシステムを導入していきます。まずは事前に作成しておいたマニュアルを利用者に提示し、理解してもらいましょう。そして、通常業務にCRMを導入しつつ、問題点に対応していきます。
⑥サポート体制の確立
本格的に導入すると、さまざまな問題が発生することになるでしょう。どれだけ分かりやすいマニュアルを作成していたとしても、ノウハウを理解できない人もいます。こうしたことに対応するためにもサポート体制の確立が欠かせません。
特に、システム導入直後は抵抗感を覚える方も少なくないです。そのためサポート体制が充実していなければシステムの定着は期待できないでしょう。粘り強くサポートを行なっていくことが必要になります。
CRMシステムの選び方が分からない時は？
ここまで、CRMシステムの種類や導入手順を紹介してきました。ただ、どこに注目してCRMを選べば良いか分からない方や、サービスを探す方法が分からない方もいらっしゃると思います。もし、選び方に迷ってしまう場合には次のようなことに注目してみてください。
- 設定した目的が達成できるような機能が搭載されたCRMシステムなのか
- 実際に使用する社員のITリテラシーに合わせた使いやすいサービスなのか
- システムの評判を確認する
最も大切なのは、最初に設定した目的に沿ったシステムなのかどうかということです。根本的な部分がずれていれば、目的達成や業務効率化には繋がらないでしょう。
また、現場でツールを使用するITリテラシーの面も考慮する必要があります。どれほど役立つシステムを用意しても、上手く使えなければ導入する価値がありません。
こうしたことからも、現場の様々な声を参考にした上で、利用する人の視点に立ってシステムを選んでいくことが大事です。
CRMシステムを社内に広めるには？
ここまでCRMシステムに関することについて様々な内容をお話してきましたが、より効果的に社内に広めるにはどうしたらよいのでしょうか。せっかく素晴らしいツールを導入しても、誰も使わなければ意味がありません。効果的にシステムを広めるために、次のことを行ってみてください。
特に年配の社員であれば新たなシステムに抵抗感を感じる人も多いでしょう。システムの運用を成功させるためには導入より先に研修を行うなど、積極的な活動を行う必要があります。以下ではそれぞれについて詳しく解説していきます。
セミナー形式の講義などを行う
セミナー形式で社員に研修を受けてもらうのも有効な手段と言えます。
システムを経営する側が導入する意図をしっかり説明することで、積極的に活用する社員が増えるでしょう。
実際にシステムを導入している企業の事例や実績を紹介し、どのようなメリットがあるのかを理解してもらうことが大切です。システムを新しく導入することについては好ましく思わない社員もいるはず。
そうした方にも抵抗感を感じずに使用してもらうためには、導入する理由を分かった上で利用してもらうことが不可欠になります。
複数回に分けて研修を行い、丁寧に説明すると良いでしょう。
分かりやすいマニュアルをシェアする
システムを導入して間もない頃は、使い方が分からずに悩みながら利用することになるでしょう。適切なガイドが用意されていなければ、個人の力だけで問題を解決するのは難しいです。
そのため、社員のITリテラシーにあった分かりやすいマニュアルを準備しておきましょう。
見やすいデザインや噛み砕かれた表現で作られたマニュアルがあれば、疑問が出た場合でも処理することが可能です。利用者の目線に立った優しいマニュアルを用意しておきましょう。
サポート体制を充実する
導入したCRMシステムに難しい印象を持たれてしまうと、利用されにくい状態になってしまいます。
そのようなことにならないためにはサポート体制を強化し、誰でも自由に質問できるようにしておきましょう。疑問がある場合はそのまま放置するのではなく、質問できる仕組みを作っておくと効果的です。
システムを導入した後にもツールに慣れない社員とコミュニケーションを取ることで、利用者も安心してサービスを使うことができます。
気軽に質問が行える空気感を作り、CRMの効果を最大のものにする仕組みを準備しておくようにしましょう。
まとめ
CRMを活用すれば、顧客ニーズの分析や顧客満足度の向上、見込み客の発見に役立てることができ、非常に便利です。資料の整理なども一括で簡単に行えるため、業務の効率を上げることにも繋がります。
ただし、利用したいもののコストが気になるという企業も多いでしょう。そのような場合には、試しに当記事に記載した無料ツールの活用を検討してみてください。
無料という点において共通しているツールであっても、会社のサービス形態によって導入すべきものは異なるでしょう。各社の状況に応じて適切なツールを導入することが大切です。
また、無料のツールを活用してみて物足りなさを感じるのであれば、有料版に切り替えるのも選択肢の1つと言えます。無料版では利用できるユーザーの数や期限が決まっていることもあるため、気に入ったものがあれば有料ツールにアップグレードしても良いでしょう。まずは上記の内容を参考に、気になるツールを利用してみてはいかがでしょうか。
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